Listinné a elektronické vyhotovení úkonu si jsou z hlediska platnosti rovnocenná a záleží pouze na dohodě mezi zadavatelem a překladatelem/tlumočníkem, jakou formu zvolí.
Elektronické vyhotovení úkonu nesmí být zaměňováno s obyčejným skenem listinného vyhotovení úkonu!
Formální elektronického úkonu musí elektronické úkony splňovat tyto speciální požadavky: 1. Ke zpracování úkonu v elektronické podobě musí být dán souhlas zadavatele (§ 27 odst. 2 TlumZ).
2. Úkon musí být podepsán kvalifikovaným elektronickým podpisem, musí být připojen certifikát pro elektronický podpis, na kterém je kvalifikovaný elektronický podpis založen a který obsahuje jméno překladatele a označení „překladatel“ (resp. „tlumočník“), a musí být opatřen kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem. Certifikát, na kterém je založeno elektronické časové razítko, musí mít platnost nejméně 5 let ode dne provedení překladatelského úkonu. (§ 27 odst. 2 TlumZ).
3. Musí být zpracován ve formátu PDF/A (§ 27 odst. 2 VyhlČ). Jedná se o oficiální archivační verzi formátu PDF umožňující zobrazit soubory i pomocí budoucích verzí softwarových nástrojů.
4. Pokud se překladatelský nebo tlumočnický úkon nebo jeho část zachycuje na trvalý nosič dat, obsah trvalého nosiče dat musí být zachycen způsobem znemožňujícím jeho pozměnění nebo smazání. (§ 38 VyhlČ).
5. Elektronický úkon nemá obsahovat otisk překladatelské/tlumočnické pečeti!
6. Orgány veřejné moci si konverzi do listinné podoby z moci úřední provádějí samy bez dalších nákladů, zatímco soukromí zadavatelé mohou za poplatek požádat o konverzi na žádost v rámci systému Czech POINT (obecní úřady, pošty, notáři apod.). Subjekt provádějící autorizovanou konverzi do listinné podoby písemnost vytiskne a poté k ní připojí konverzní doložku s údaji o elektronických podpisech a časových razítcích.
